Outsourcing w małej firmie: deleguj zadania, oszczędzając czas i pieniądze

Zakładając własną firmę, zazwyczaj bierzemy na siebie wszystkie zadania – od tworzenia opisów, przez działania marketingowe, aż po prowadzenie księgowości. To zrozumiałe, że gdy dopiero stawiasz pierwsze kroki w biznesie, wolisz zaoszczędzić, samodzielnie zajmując się tymi kwestiami. Kiedy jednak wiadomo już, że firma odniosła sukces, klientów przybywa, a zyski rosną, wielu przedsiębiorców wciąż traktuje swój biznes jak własne dziecko i nie chce powierzyć opieki nad nim nikomu innemu. Jeśli też masz ten problem, musisz nauczyć się delegowania zadań. Outsourcing w małej firmie może przynieść wiele korzyści i pozwolić Twojemu biznesowi jeszcze bardziej się rozwinąć.

Myślisz, że nikt nie zrobi tego tak dobrze jak Ty? Możesz się zdziwić

Największym błędem przedsiębiorców jest poczucie, że sami zrobią wszystko najlepiej. Wydaje im się, że jeżeli do tej pory publikowali teksty na blogu firmowym, nikt nie napisze ich w podobnym stylu czy koncepcji. Tak samo jest chociażby z montażem filmów. Zdajesz sobie sprawę, że osoba zajmująca się tym zawodowo wprawdzie pracuje sprawniej i na lepszych narzędziach, ale przecież nie będzie w stanie precyzyjnie odtworzyć Twojej wizji. Może też sądzisz, że zatrudnienie księgowego to strata pieniędzy, bo świetnie pilnujesz terminów i umiesz obsługiwać program? Przykłady da się mnożyć w nieskończoność.

Nawet jeśli sądzisz, że wszystkim zajmiesz się najlepiej, to nieprawda. Zdziwisz się, gdy zobaczysz, że grafik nie tylko idealnie zrealizował Twoją wizję, ale jeszcze ją ulepszył, a księgowy sprawniej dokonuje rozliczeń, ale przy okazji znalazł sposób na optymalizację wydatków. Pomyśl, że są to ludzie, którzy zajmują się tylko tą konkretną dziedziną. A to oznacza, że mają potrzebną wiedzę, doświadczenia i narzędzia, do których Ty nie masz dostępu.

Mniej problemów na Twojej głowie

Przedsiębiorca powinien zajmować się nie wszystkimi kwestiami związanymi z działalnością firmy, ale przede wszystkim jej prowadzeniem. Nie musisz być ekspertem od grafiki, marketingu czy copywritingu. Twoim zadaniem jest rozwijanie własnej firmy, zdobywanie klientów, negocjowanie kontraktów czy wymyślanie nowych produktów. Outsourcing w małej firmie sprawia natomiast, że ta szybko może przestać być mała. Delegowanie zadań oznacza dla Ciebie mniejszy stres i mniej pobocznych spraw, na które musisz poświęcać energię i uwagę. Masz więc więcej wolnych zasobów na spotkania, wymyślanie nowych produktów czy strategii biznesowych.

Oszczędność czasu

Korzystanie z usług profesjonalisty oczywiście wiąże się z kosztami. Nie jest to jednak wcale zbędny wydatek. Co więcej, outsourcing w małej firmie to wbrew pozorom sposób na oszczędności. Jak to możliwe? Weźmy chociażby wspomnianą już księgowość. Jeśli działasz na własną rękę, potrzebujesz dużo czasu na zapoznanie się z przepisami, wskazówkami w internecie i dopiero możesz wykonać niezbędne działania.

W rezultacie może się okazać, że tracisz 2 czy 3 godziny czasu, jaki można by poświęcić tego dnia na czynności biznesowe. Pomnóż ilość utraconych godzin przez godzinne zyski, które osiągasz, prowadząc firmę. Może okazać się, że koszt robienia tych rzeczy na własną rękę jest naprawdę ogromny. Zwykle okazuje się zresztą, że to samo zadanie księgowemu zajęłoby godzinę, a może jeszcze mniej. I nagle, gdy zestawisz ze sobą koszt samodzielnego wykonania zadań, a delegowania ich zewnętrznemu podmiotowi, może się okazać, że outsourcing w małej firmie to duża oszczędność.

Outsourcing w małej firmie – jakie zadania warto delegować?

Jest wiele zadań, które możesz powierzyć podmiotom zewnętrznym. Oczywiście nie musisz od razu delegować każdego z nich. Jeśli znasz się na marketingu albo masz lekkie pióro nic nie stoi na przeszkodzie, by zająć się tym samodzielnie. Jeśli jednak kwestie księgowe nudzą cię czy stresują, a rozwiązania IT przyprawiają o zawrót głowy, warto powierzyć je komuś innemu.

Jakie obszary może więc obejmować outsourcing w małej firmie?

• Księgowość: gdy dopiero zaczynasz prowadzić działalność prowadzenie księgowości może ograniczać się do podstawowych działań. Im więcej jednak pojawia się klientów czy pracowników, tym więcej pojawia się umów, faktur czy obowiązków prawnych.
• Rozwiązania IT: hosting, projekt strony internetowej, dbanie o bezpieczeństwo danych? Tutaj ważne jest doświadczenie i wiedza. Jeśli ich nie posiadasz, nie ma co się oszukiwać – nie zrobisz tego tak samo, a tym bardziej lepiej niż profesjonaliści
• Marketing: dobrze prowadzony marketing w małej firmie pozwala jej dotrzeć do dużego grona potencjalnych klientów, zwiększyć zyski i zasięgi. Stosując się do porad znalezionych w internecie, kupując reklamy czy korzystając z mediów społecznościowych możesz osiągnąć efekty. Nie dysponujesz jednak takimi narzędziami, jakie mają profesjonaliści. Nieraz więc zatrudnienie agencji marketingowej pozwoli Ci nawet kilkukrotnie zwiększyć zyski.
• Logistyka i magazynowanie: jeśli prowadzisz własny sklep internetowy ważnym aspektem Twojej działalności jest także magazynowanie i wysyłanie towarów. Krótki czas oczekiwania na przesyłkę na pewno przełoży się na zadowolenie klientów. Stałe pilnowanie ilości towarów w magazynie może pochłonąć dużo Twojego czasu i energii. To zadanie też możesz jednak delegować zewnętrznemu podmiotowi. Dropshipping w firmie często okazuje się dobrym rozwiązaniem.