Jak wybrać biuro rachunkowe? Odpowiednio wybrane biuro rachunkowe to inwestycja w działanie firmy. To nie tylko oszczędność czasu, ale przede wszystkim brak kosztów popełnianych błędów, a te w przypadku rozliczeń ze Skarbem Państwa mogą być naprawdę kosztowne. Każdy przedsiębiorca, który chce uniknąć problemów z rozliczeniami podatków i pragnie zapewnić sobie prawidłowe prowadzenie księgowości, powinien zwrócić uwagę na kilka najważniejszych kwestii podczas wybierania zewnętrznej księgowości.
Spis treści:
Jak wybrać biuro rachunkowe? Wykształcenie i doświadczenie
W pierwszej kolejności przedsiębiorcę powinno zainteresować czy osoba prowadząca biuro rachunkowe posiada imienny certyfikat wydawany przez Ministra Finansów. Tylko on jest wiarygodnym potwierdzeniem, że pracownik biura rachunkowe jest absolwentem studiów kierunkowych lub osobą, która owocnie zdała państwowy egzamin stanowiący podstawę do wydania certyfikatu.
Tym samym dzięki temu zyskuje się pewność, że księgowy, z którego usług się korzysta, legitymuje się odpowiednią wiedzą i doświadczeniem w zakresie prowadzenia rachunkowości. Nieco podobnie funkcjonuje dyplom ukończenia studiów wyższych z zakresu finansów i rachunkowości, jednak dyplom licencjata nie jest dobrą rekomendacją. Znacznie bardziej wiarygodny i ceniony jest dyplom ukończenia studiów magisterskich, bowiem potwierdzają one kształcenie w określonej specjalizacji, a także w pełni przygotowują do zawodu księgowego.
Wybierając biuro rachunkowe, warto również sprawdzić czy ma ono doświadczenie w danej branży. Wprawdzie prawo podatkowe jest takie samo dla wszystkich, jednak to znajomość specyfiki poszczególnej branży świadczy o najlepszych księgowych.
Jakość potwierdza również przynależność do Stowarzyszenia Księgowych w Polsce lub do Centrum Informacji Księgowej. Obie organizacje przykładają dużą wagę do jakości usług księgowych, a tym samym swoim członkom narzucają naprawdę wysokie standardy.
Jak wybrać biuro rachunkowe? Odpowiedzialność cywilna biura księgowego
Uniknięcie wszystkich błędów jest niemożliwe, dlatego warto zainteresować się zakresem odpowiedzialności cywilnej (OC). Każde biuro rachunkowe ma obowiązek wykupić polisę OC. Aktualnie suma gwarancyjna dla biur rachunkowych wynosi nie mniej niż 5000 euro, jednak im wyższa jest kwota polisy, tym większa jest szansa na pełną rekompensację kosztów powstałych z winy księgowego.
Obecnie wymagania wobec obsługi klienta rosną, dlatego coraz więcej biur oferuje coraz szerszy zakres współpracy. Ważnymi kwestiami jest dostępność księgowego, a także możliwość kontaktu z nim. Dostęp wyłącznie do telefonu stacjonarnego nie sprawdzi się w przypadku bardziej wymagających firm. Równie cenna jest możliwość konsultacji online.
Systemy informatyczne, które umożliwią np. regularny dostęp do faktur, to bardzo duże udogodnienie dla każdego przedsiębiorcy. Równie istotny jest obieg dokumentów między biurem rachunkowym a przedsiębiorcą. Niezależnie od tego, czy wybiera się biuro rachunkowe w miejscu prowadzenia działalności, czy poza nim, istotne jest, w jaki sposób odbywa się przesyła dokumentów. Czy biuro rachunkowe wysyła kuriera na swój koszt? A może pracownicy biura osobiście zgłaszają się w siedzibie swojego klienta.
Współpraca z biurem rachunkowym to głównie umiejętność regularnej komunikacji. W związku z tym przed podjęciem współpracy należy upewnić się, czy biuro wysyła za przedsiębiorcę deklarację, a także w jaki sposób i kiedy informuje o podatkach i ZUS do zapłaty. Szczególne cenny jest również bieżący dostęp do zarządzania płatnościami za faktury, a także regularne doradztwo w sytuacjach budzących wątpliwości.
Jak wybrać biuro rachunkowe? Cennik biura rachunkowego
Na biurze rachunkowym nie warto oszczędzać. Najtańsze biura rachunkowe niekoniecznie świadczą zadowalającą jakość usług. Część biur podstawowe działanie oferuje w naprawdę niskich stawkach, jednak równocześnie dopomaga się zapłaty za każdą dodatkową usługę.
Przed wyborem biura rachunkowego należy dokładnie zapoznać się z cennikiem i sprawdzić, za co przyjdzie zapłacić. Niektóre usługi są na tyle rzadkie i bardzo sporadycznie potrzebne, że można zgodzić się na dodatkowe koszty za nie w celu obniżenia kosztów prowadzenia rachunkowości, jednak to, co jest uważne za standard w prowadzeniu księgowości, powinno być wliczone w cenę podstawowego świadczenia usług.
Żaden przedsiębiorca nie jest w stanie przewidzieć, w jakim kierunku potoczą się losy jego firmy i jak bardzo rozwinie swoją działalność. Szukając biuro rachunkowe myśli się o długofalowej współpracy, która ostatecznie procentuje większą troską o klienta i zarazem lepszą znajomością firmy przez zewnętrznych księgowych.
Lepiej zatem uniknąć zmiany biura rachunkowego po rozszerzeniu działalności czy wręcz całkowitej zmianie sposobu prowadzenia firmy. Dlatego też już na etapie pierwszych poszukiwań warto sprawdzić zakres świadczonych usług. Im szerszy on jest, tym lepiej będzie przebiegała współpraca i tym płynniej biura rachunkowe zareaguje na wszelkie zmiany. Umowę zawartą z zewnętrznymi księgowymi można bowiem zmieniać w trakcie trwania współpracy, natomiast niemożliwe jest wymaganie od firmy czegoś, czego nie ma w swojej ofercie.
Wybór biura rachunkowego powinien być dokonywany na lata, dlatego należy dokładnie zbadać przedstawione oferty i kierować się innymi aspektami niż miesięczna cena za usługi.
Autorem artykuły jest Krzysztof Guździoł – Dyrektor Zarządzający KEK ZNAK
- Jak skonstruować umowę zlecenia?
- Jak wybrać dobrego headhuntera?
- 7 gadżetów, które poprawią komfort i efektywność pracy w Twoim domowym biurze
Originally posted 2017-11-03 14:51:24.
