Proces fakturowania w firmach jest nieodłącznym etapem prowadzenia działalności gospodarczej. Zarówno duże przedsiębiorstwa, jak i małe firmy wykorzystują do tego zadania specjalne programy, dzięki którym fakturowanie w firmie przebiega sprawnie i znacznie ułatwia prowadzenie firmowej księgowości.
Spis treści:
Program do fakturowania w małej firmie – jaki wybrać?
Nowoczesne programy do prowadzenia księgowości, rachunkowości i fakturowania umożliwiają zdalny dostęp do serwera, w którym znajduje się baza danych firmy. Pracownik, logując się do programu, uzyskuje natychmiastowy wgląd w informacje dotyczące wybranego klienta oraz dane zamówienia. W ten sposób może szybko i sprawnie stworzyć wydruk potrzebnego dokumentu.
Dostępność programów do fakturowania na rynku jest bardzo duża, a wybór odpowiedniego programu do potrzeb firmy często uzależniony jest od wielkości przedsiębiorstwa lub od rodzaju prowadzonej działalności. Większość programów przeznaczonych do prowadzenia księgowości dedykowana jest dla użytkowników komputerów osobistych lub stacjonarnych w firmie. Jednak w obecnych czasach, gdy potrzeby rynku zmieniają się bardzo dynamicznie, coraz większą popularność zdobywają nowoczesne aplikacje na smartfony, o podobnym poziomie zaawansowania oraz funkcjonalności porównywalnej do programów używanych na urządzeniach stacjonarnych. Są to aplikacje umożliwiające prowadzenie księgowości firmy wyłącznie z poziomu telefonu komórkowego, praktycznie w każdej chwili i z dowolnego miejsca. Takie aplikacje, to bez wątpienia wygodna i niezbędna alternatywa dla tradycyjnych programów do prowadzenia firmowej rachunkowości.
Ważna kwestia w przypadku programu do fakturowania to łatwość użytkowania oraz intuicyjność obsługi. Wystawianie dokumentów nie powinno zajmować zbyt wiele czasu oraz generować zbyt wielu kliknięć. Proces ten powinien być łatwy, przejrzysty oraz intuicyjny. Podstawową zasadą działania takiego programu powinno być automatyczne uzupełnianie tych pól dokumentu, w których dane są niezmienne i nie wymagają edycji ani aktualizacji, na przykład dane NIP lub REGON danego klienta. W przypadku pól do wykonywania obliczeń zasada powinna być podobna, czyli wpisywania ręcznego jedynie początkowych wartości. Reszta powinna uzupełnić się sama, tym samym pozwalając na uniknięcie błędów w obliczeniach.
Niezmiernie ważnym elementem programu do fakturowania jest też dostępność aktualizacji oprogramowania pod kątem zmieniających się przepisów. Istotne jest też, aby wdrażane aktualizacje nie spowalniały, ani co gorsza, nie zawieszały pracy programu. Powinny instalować się w taki sposób, aby nie zakłócać pracy programu, jednocześnie informując użytkownika o przeprowadzonych niezbędnych pracach aktualizacyjnych.
Warto wspomnieć również o oczywistej kwestii przechowywania i archiwizacji dokumentów. Łatwy zapis, możliwość edycji, drukowania oraz szybkiego wysyłania faktur to podstawowe elementy każdego, nawet najmniej zaawansowanego, programu do fakturowania.
Bardzo przejrzystym, intuicyjnym, a jednocześnie wielozadaniowym programem do fakturowania jest nowoczesne i funkcjonalne oprogramowanie intaxo.pl, dedykowane przede wszystkim na smartfony z systemem Android oraz iOS.
Fakturowanie w praktyce. Jak wygląda?
Fakturowanie w małej firmie, to w większości przypadków rozliczanie i ewidencjonowanie każdego towaru lub usługi. Towar, który początkowo przyjmowany jest do firmy, musi zostać wprowadzony do bazy danych poprzez program, zanim finalnie zostanie wydany z firmy. Wygenerowana faktura trafia do klienta w formie papierowej lub elektronicznej. Często przy wystawianiu faktury niezbędny jest dostęp do aktualnych kursów walut. Intaxo na bieżąco dokonuje aktualnych przeliczeń walut, co jest dużym ułatwieniem dla przedsiębiorców, którzy często operują kilkoma walutami podczas dokonywania transakcji. Co więcej, Intaxo umożliwia też wystawianie faktur w kilku językach obcych.
Intaxo, to przede wszystkim aplikacja mobilna, która pozwala przedsiębiorcy na bezpośredni wgląd w dane finansowe i ewidencyjne firmy w każdym miejscu i o każdej porze. Aby w pełni korzystać z funkcjonalności aplikacji, możliwości edytowania danych oraz wystawiania faktur online, wystarczy jedynie dostęp do sieci. Intaxo jest świetnym rozwiązaniem właśnie dla tych przedsiębiorców, którzy szukają nowoczesnej aplikacji, jednocześnie intuicyjnej i oszczędzającej cenny czas.
Artykuł powstał przy współpracy z intaxo sp. z o.o. – dostawcą oprogramowania dla firm.
